Blitzrechnung · Pflichtangaben auf der Rechnung in Deutschland

Pflichtangaben auf der Rechnung in Deutschland

Eine Rechnung ist in Deutschland kein Layout-Wettbewerb. Sie ist ein gesetzlich vorgeprägtes Dokument. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der unternehmerische Kunde den Vorsteuerabzug verlieren und schickt dir das PDF zurück. Weist du als Kleinunternehmer versehentlich Steuer aus, kannst du sie nach § 14c UStG schulden. Deshalb lohnt die Liste, bevor du das Teilen-Menü öffnest.

Rechtsgrundlagen, die dieser Text benutzt: § 14 Abs. 4 UStG (Vollrechnung), § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung), § 34a UStDV (Rechnung des Kleinunternehmers), § 19 UStG (Steuerbefreiung). Behördliche Zusammenfassung: Merkblatt des Landesamts für Steuern Niedersachsen zu §§ 14, 14a UStG. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Prüfe den Gesetzestext und die aktuellen BMF-Schreiben, bevor du eine Grenzfrage entscheidest.

Unser Produkt Blitzrechnung füllt die Felder, die Solo-Selbständige auf dem iPhone brauchen. Es ist keine Buchhaltungssuite und ersetzt weder Steuerberater noch DATEV.

Zwei Schichten: Vollrechnung und Kleinunternehmer

Wer regelbesteuert ist (19 %, 7 %, Mischfälle), schreibt nach § 14 Abs. 4 UStG. Wer Kleinunternehmer ist, schreibt über steuerfreie Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG — und dafür gilt seit der Neuregelung die eigene, kürzere Liste in § 34a UStDV.

Viele Ratgeber mischen beide Listen. Das führt zu Panik („meine KU-Rechnung hat keine Leistungsmonatsangabe, also ist sie nichtig“) oder zu falscher Sicherheit („Nummer ist egal, das Finanzamt schaut nie hin“). Unten stehen beide, getrennt.

Die Anleitung, die Felder in der App zu füllen, liegt unter Kleinunternehmer-Rechnung schreiben. Der Hinweistext unter § 19 UStG in der Rechnung.

Pflichtangaben der Vollrechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)

Diese Liste gilt, wenn du Umsatzsteuer ausweist oder aus anderen Gründen keine Kleinunternehmer-Rechnung nach § 34a schreibst.

Zusätzlich in Sonderfällen: Merkmale neuer Fahrzeuge, Hinweis auf Reiseleistungen oder Differenzbesteuerung, Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrung bei bestimmten Grundstücksleistungen an Private.

Unvereinbarte Skonti: Ein Hinweis auf die Kondition reicht, der Cent-Betrag muss nicht vorgerechnet sein.

Pflichtangaben der Kleinunternehmer-Rechnung (§ 34a UStDV)

Seit der Neufassung muss eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, mindestens enthalten:

Was § 34a gegenüber der alten Voll-Liste nicht mehr als Minimum verlangt: die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum. In der Praxis solltest du beides trotzdem setzen. Blitzrechnung vergibt die Nummer fortlaufend; ein Leistungsbezug verhindert Rückfragen („für welchen Monat war das Coaching?“).

Der Hinweis, den wir in der App setzen, lautet „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“. Gleichwertig sind Sätze wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Hauptsache, der Rechtsgrund ist erkennbar und es steht kein Steuerbetrag daneben.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

§ 33 UStDV erleichtert Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Dann genügen Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art, Entgelt und Steuer in einer Summe sowie der Steuersatz oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Empfängeradresse, Steuernummer und Rechnungsnummer müssen nicht auf das Blatt.

Für Kleinunternehmer bleibt der Befreiungshinweis der sinnvolle Weg, auch unter 250 Euro. Eine zweite, abgespeckte Vorlage lohnt selten, wenn die App die Vollversion in derselben Minute schreibt.

Kleinbetragsrechnungen fallen außerdem nicht unter die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen.

IBAN, Logo, Fälligkeit — nützlich, oft nicht Pflicht

Das Umsatzsteuerrecht zählt Steuerfelder, nicht Corporate Design. Trotzdem gehören auf fast jede Solo-Rechnung:

IBAN und Kontoinhaber, sonst überweist niemand. Fälligkeit oder Zahlungsziel, sonst wird „sofort“ intern verschieden ausgelegt. Mail oder Telefon, sonst kommt die Korrektur über Umwege. Leistungsort oder Projektname, wenn du mehrere Baustellen parallel hast.

Ein Logo ändert nichts an der Wirksamkeit. Eine englische Leistungsbeschreibung gegenüber einem deutschen Finanzamt ist unnötig riskant; Deutsch reicht.

Was passiert, wenn etwas fehlt

Der Empfänger, der Vorsteuer ziehen will, braucht eine Rechnung, die die Angaben des § 14 trägt. Fehlt beim regelbesteuerten Aussteller der Steuerbetrag oder die Adresse, sitzt der Empfänger auf der Steuer. Er wird eine Berichtigung verlangen.

Eine Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV bezieht sich eindeutig auf die Ursprungsrechnung (Nummer, Datum) und liefert nur die fehlenden oder falschen Felder. Sie wirkt für den Vorsteuerabzug unter weiteren Voraussetzungen auf den Ursprungszeitpunkt zurück — Details stehen im BMF-Schreiben zur Rechnungsberichtigung, nicht in einer App-Beschreibung.

Dir als Aussteller droht bei vorsätzlich oder leichtfertig unterlassener Rechnung ein Bußgeldrahmen nach § 26a UStG (in der behördlichen Darstellung bis 5.000 Euro). Alltagsrelevanter ist der unzufriedene Kunde.

Als Kleinunternehmer ist der teuerste Fehler nicht die vergessene Nummer, sondern der falsche Steuerausweis.

E-Rechnung, PDF und Pflichtangaben

Pflichtangaben und Format sind zwei Fragen. Dieselben Felder müssen in einer Papierrechnung, einer PDF und einer strukturierten XML-Rechnung stehen. Ab 2025 ist eine E-Rechnung nur noch das strukturierte Format (EN 16931 und interoperable Profile). PDF ohne XML-Teil ist eine sonstige Rechnung.

Zwischen inländischen Unternehmern gilt grundsätzlich die E-Rechnung — mit Übergangsfristen bis Ende 2026, für kleinere Aussteller teilweise bis Ende 2027. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a Satz 3 UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auch als PDF.

Blitzrechnung erzeugt die PDF mit den deutschen Feldern und zusätzlich CII-XML der EN-16931-Familie als Vorbereitung. Wir behaupten damit keine zertifizierte CIUS-Validierung und keine vollständige XRechnung- oder ZUGFeRD-Pflichterfüllung. Wer an eine Behörde mit Leitweg-ID fakturiert, braucht oft ein anderes Werkzeug.

Wie eine App die Liste trägt — und wo sie endet

Pflichtangaben vergessen Menschen, keine Datenbankfelder. Deshalb existieren Rechnungs-Apps. Blitzrechnung setzt Name, Adresse, Nummer, Datum, Positionen, Satz 19 / 7 / 0 und den §-19-Hinweis. Kundenstamm verhindert Tippfehler in der Empfängerzeile. Das Dashboard zeigt offene Beträge, nicht den Kontostand der Bank.

Was die App nicht setzt, weil sie es nicht ist: DATEV-Konten, Mahnstufen, Bankabgleich, automatische Voranmeldung. Die Pflichtangabe „Entgelt“ ist ein Betrag, den du verantwortest, kein importierter DATEV-Schlüssel.

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Checkliste vor dem Versand

Gehst du die folgenden Punkte durch, deckst du Vollrechnung und Kleinunternehmer-Rechnung ab:

Stehen beide Anschriften vollständig da, nicht nur eine Mail? Ist eine Steuernummer, USt-IdNr. oder KU-IdNr. sichtbar? Ist das Datum das Ausstellungsdatum? Ist die Nummer eindeutig? Ist die Leistung so beschrieben, dass ein Dritter sie versteht? Steht das Entgelt da — bei KU in einer Summe, bei Regelbesteuerung netto plus Satz plus Steuer? Steht bei KU „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“ (oder ein gleichwertiger Satz) und keine 19-Prozent-Zeile? Ist bei Gutschrift das Wort Gutschrift gesetzt? Ist die IBAN korrekt?

Wenn ja, darfst du senden. Wenn nein, erst korrigieren, dann senden — nicht „wir berichtigen nächste Woche“.

Häufige Grauzonen, ohne sie zu erfinden

Leistungsdatum gleich Rechnungsdatum. Bei der Vollrechnung gehört eine Aussage hin, auch wenn beide Tage identisch sind. Bei der KU-Rechnung nach § 34a ist das Feld kein Minimum mehr, bleibt aber nützlich.

Mehrere Dokumente. Eine Rechnung darf sich aus mehreren vom Aussteller stammenden Teilen zusammensetzen, wenn das Entgeltdokument die anderen eindeutig bezeichnet. In der Solo-Praxis ist eine PDF einfacher.

Dauerschuld. Miete und ähnliche Verträge können mit einer Vertragsnummer arbeiten; nicht jeder Kontoauszug braucht eine neue Rechnungsnummer. Für Coaching-Pakete auf Rechnung gilt das nur, wenn wirklich ein Dauerschuldverhältnis im umsatzsteuerlichen Sinn vorliegt — im Zweifel Vollrechnung je Periode.

Ausland. Innergemeinschaftliche Sachverhalte, OSS und die EU-Kleinunternehmerregelung nach § 19a UStG sprengen diesen Artikel. Wer im EU-Ausland an Unternehmer leistet, holt sich Rat, bevor er 0 % plus § 19 auf ein spanisches Unternehmen druckt.

Word, Pflichtfelder und warum Listen in Apps leben

In einer Textvorlage ist jedes Pflichtfeld eine Zeile, die jemand löschen kann, ohne dass es piept. In einer App ist es ein Formular. Das ist der ganze Unterschied zur Word-versus-App-Frage, steuerlich betrachtet. Die GoBD zur Unveränderbarkeit ist ein eigenes Thema; wir stempeln Blitzrechnung nicht als „GoBD-konform“.

Für wen die Liste gedacht ist

Freiberufler, Kleingewerbe, Nebenberuf mit wenigen Ausgangsrechnungen. 1 bis 20 Dokumente im Monat. iPhone in der Jacke, Kunde wartet auf die PDF. Wer Kontenrahmen, Kostenstellen und DATEV-Übergabe braucht, ist in einer Suite besser aufgehoben — ehrlich und ohne Umweg über „wir können das auch, irgendwann“.

Offene Einzelfragen: FAQ Kleinunternehmer, USt. und Rechnungs-PDF. Lage im Zweitjob: Nebenberuf ohne DATEV.