Blitzrechnung · Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: Nummer, Pflichtangaben, PDF

Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: Nummer, Pflichtangaben, PDF

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreibst du keine „kleine“ Rechnung, sondern eine steuerfreie Rechnung: ohne gesonderten Umsatzsteuerbetrag, mit klarem Hinweis auf die Befreiung, mit Namen, Adressen, Steuernummer und einem Betrag, den der Kunde überweisen kann. Unser Produkt Blitzrechnung ist dafür gebaut — iPhone-first, für 1 bis 20 Belege im Monat, in unter einer Minute zum PDF. Das ist keine Buchhaltungssoftware.

Dieser Text ist eine praktische Anleitung, kein Steuerbescheid. Pflichtangaben stehen in § 14 UStG und für Kleinunternehmer zusätzlich in § 34a UStDV. Die Umsatzgrenzen stehen in § 19 Abs. 1 UStG. Prüfe vor dem nächsten Quartal die aktuellen BMF-Schreiben; Grenzen und Formulierungen können sich ändern.

Was die Rechnung leisten muss

Der Kunde braucht ein Dokument, das er verbuchen oder ablegen kann. Das Finanzamt braucht ein Dokument, das Leistung, Entgelt und Steuerstatus nachvollziehbar macht. Du brauchst ein PDF, das du per Mail oder Teilen-Menü losschickst, ohne Word-Vorlage zu suchen.

Drei Punkte trennen eine Kleinunternehmer-Rechnung von einer Regelbesteuerungs-Rechnung:

Die Steuer wird nicht gesondert ausgewiesen. Wer trotzdem 19 % draufschreibt, riskiert, den Betrag nach § 14c UStG an das Finanzamt abzuführen — auch wenn er die Steuer nie eingenommen hat.

Auf der Rechnung steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. In Blitzrechnung verwenden wir den Satz „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“. Andere Formulierungen („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“) sind üblich; entscheidend ist der erkennbare Bezug auf § 19.

Der Steuersatz in der App ist 0 %, nicht „irgendwie leer“. 19 % und 7 % bleiben für Umsätze, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Die ausführliche Liste der Felder steht unter Pflichtangaben auf der Rechnung in Deutschland. Der Wortlaut des Hinweises und die Grenzen 25.000 / 100.000 Euro unter § 19 UStG auf der Rechnung.

Vorbereitung, die du nur einmal machst

Bevor die erste Minute zählt, sitzen Firmendaten fest. Ohne sie erzeugt jede App nur ein leeres Layout.

Dein Name oder deine Firma so, wie das Finanzamt dich führt. Bei Einzelunternehmen oft Vor- und Nachname plus optionaler Geschäftsbezeichnung.

Ladungsfähige Anschrift. Straße, Hausnummer, PLZ, Ort. Ein Postfach allein gilt in der Praxis nicht als vollständige Anschrift.

Steuernummer vom Finanzamt — oder, falls erteilt, die USt-IdNr. oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Eine der Nummern reicht nach § 34a UStDV.

Bankverbindung. Gesetzlich nicht immer Pflicht, kaufmännisch fast immer: IBAN, Kontoinhaber, optional BIC. Ohne Zahlungsweg bleibt die schönste PDF liegen.

Logo und Briefkopf, wenn du einen Firmenauftritt willst. Das ist Geschmack, kein Gesetz.

In Blitzrechnung liegen diese Felder im Profil. Du tippst sie einmal, danach erscheinen sie auf jeder neuen Rechnung. Kundenadressen speicherst du getrennt — der Stammkunde aus dem Nebenberuf soll nicht jedes Mal neu diktiert werden.

So schreibst du die Rechnung (iPhone)

Die folgenden Schritte gelten analog auf Papier oder in einer Textverarbeitung. In Blitzrechnung sind sie der normale Weg von der Baustelle, dem Coaching-Call oder dem Atelier zum PDF.

1. Profil prüfen. Öffne Blitzrechnung und schau, ob Name, Anschrift, Steuernummer und IBAN stimmen. Ein Tippfehler in der Steuernummer ist der Klassiker, den Kunden zurückmelden. Korrigiere Stammdaten bevor du Positionen eintippst, nicht hinterher in einer fertigen PDF mit einer zweiten Version „_korrigiert_final2“.
2. Kleinunternehmerregelung setzen. Wähle den Steuersatz 0 % und stelle sicher, dass der Hinweis „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“ auf dem Beleg landet. Lass 19 % und 7 % aus, solange die Regelung für diesen Umsatz gilt. Wenn du auf die Regelung verzichtet hast oder die Grenze gerissen hast, gehört hier der passende Satz plus Steuerbetrag hin — nicht dieser HowTo-Pfad.
3. Kundenkarte wählen oder anlegen. Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers. Bei Firmen der Name, unter dem sie auftreten, plus Straße. Bei Privatpersonen Vor- und Nachname plus Wohnanschrift. Speichere die Karte; der nächste Auftrag an dieselbe Person ist dann ein Tap statt fünf Felder.
4. Leistung konkret beschreiben. Menge und Art der Lieferung oder Umfang der sonstigen Leistung. „Beratung“ oder „Trockenbau“ allein reicht nach der Rechtsprechung oft nicht. Besser: „Website-Relaunch Startseite und Kontakt, 8 Stunden à …“ oder „Spachteln Wohnzimmer 22 m², Objekt Musterstraße 4“. Der Kunde und das Finanzamt müssen die Leistung nachprüfen können.
5. Entgelt in einer Summe setzen. Als Kleinunternehmer steht der Betrag ohne aufgeschlüsselte Umsatzsteuer da. Skonto oder Rabatt, der schon feststeht, rechnest du ein oder vermerkst ihn klar. Ein Fälligkeitsdatum (etwa 14 Tage) ist kein Pflichtfeld nach § 34a, aber der Grund, warum Geld eingeht.
6. Nummer und Datum prüfen. Blitzrechnung vergibt eine fortlaufende Rechnungsnummer. Einmal vergeben, nicht wiederverwenden, nicht „2026-004a“ nach einer Stornierung ohne System. Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem das Dokument entsteht. Wenn Leistungsdatum und Rechnungsdatum zusammenfallen, reicht in der Praxis ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ — bei Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 34a UStDV ist das Leistungsdatum nicht mehr in jeder Konstellation Pflicht, für den Kunden bleibt es höflich und klar.
7. PDF erzeugen und versenden. Vorschau: Hinweis § 19 sichtbar, kein „zzgl. 19 %“, Adressen vollständig, IBAN lesbar. Dann Teilen — Mail, Messenger, Dateien. Die PDF ist die „sonstige Rechnung“ im Sinne des Gesetzes, kein strukturiertes E-Rechnungs-XML. Kleinunternehmer müssen solche sonstigen Rechnungen ausstellen dürfen; die E-Rechnungspflicht zur Ausstellung gilt für sie nach § 34a Satz 3 UStDV nicht.
8. Status im Blick behalten. Markiere die Rechnung als bezahlt, sobald der Betrag da ist. Offene Posten siehst du im Dashboard, ohne Bankabgleich und ohne Mahnwesen — beides baut Blitzrechnung bewusst nicht. Eine freundliche Erinnerung schreibst du selbst, wenn du eine brauchst.

Wenn du den Ablauf einmal sitzen hast, liegt die reine Tippzeit unter einer Minute: Kunde, Position, Betrag, PDF. Davon handelt der Blog Rechnung in einer Minute.

Blitzrechnung im App Store laden

Nummer: fortlaufend, einmalig, nachvollziehbar

§ 34a UStDV verlangt für Kleinunternehmer-Rechnungen keine Rechnungsnummer mehr (im Gegensatz zur Vollrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG). Trotzdem solltest du eine führen. Kunden erwarten sie, du findest Stornos wieder, und die App kann ohne Nummernkreis nichts sortieren.

Fortlaufend heißt nicht lückenlos im Sinne „keine Zahl darf fehlen, sonst ist die Buchhaltung nichtig“. Es heißt: jede Nummer eindeutig, nachvollziehbar, nicht doppelt. Üblich sind Jahreskreise (2026-001) oder ein einziger Kreis über alle Jahre. Mehrere Kreise (pro Betriebsteil) sind erlaubt, wenn du sie auseinanderhältst.

Was schiefgeht: dieselbe Word-Datei als Vorlage, Nummer vergessen hochzuzählen, zweimal 2026-017. Oder nach einem Storno dieselbe Nummer neu zu vergeben, statt eine Korrektur mit neuer Nummer zu schreiben. Blitzrechnung zählt intern weiter. Das ist der Hauptgrund, warum eine schmale Rechnungs-App Word schlägt — der Vergleich steht unter Word versus Rechnungs-App.

Pflichtangaben, die vor dem Senden noch einmal durchgehen

Kurze Checkliste, ausführlich auf der Pflichtangaben-Seite:

Name und Anschrift von dir und vom Kunden. Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Ausstellungsdatum. Menge und Art. Entgelt in einer Summe. Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19. Bei Gutschrift das Wort „Gutschrift“.

Zusätzlich kaufmännisch: IBAN, Fälligkeit, Leistungsbezug, deine Telefon- oder Mailadresse für Rückfragen.

Fehlt der §-19-Hinweis, ist das Dokument angreifbar. Steht fälschlich Umsatzsteuer drauf, wird es teuer. Beides prüft die Vorschau schneller als ein Ausdruck auf der Fensterbank.

PDF ist nicht E-Rechnung

Seit 2025 ist eine E-Rechnung in Deutschland eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitbar ist (typisch XML der EN-16931-Familie). Ein PDF-Anhang in der Mail ist eine sonstige Rechnung. Für Kleinunternehmer bleibt die sonstige Rechnung zur Ausstellung zulässig.

Was du trotzdem brauchst: eingehende E-Rechnungen empfangen können — mindestens ein Mailpostfach, besser ein Viewer (ELSTER stellt einen bereit). Blitzrechnung exportiert zusätzlich strukturiertes CII-XML in der EN-16931-Familie als Vorbereitung auf den elektronischen Austausch. Das ist kein zertifizierter CIUS-Check und keine Aussage der Art „XRechnung- oder ZUGFeRD-Pflicht vollständig erfüllt“. Wenn ein Auftraggeber ausdrücklich ein bestimmtes Profil mit Leitweg-ID verlangt, kläre das vor der Abnahme, statt es in den Store-Text zu hoffen.

Was Blitzrechnung bewusst nicht tut

Keine DATEV-Datei für den Steuerberater. Kein Bankabgleich, der Zahlungen zuordnet. Kein Mahnwesen mit Fristen und Gebühren. Keine EÜR, keine USt-Voranmeldung, kein ELSTER. Wer 200 Eingangsbelege und Lohn hat, braucht eine Suite. Wer im Nebenberuf zwölf Rechnungen im Jahr schreibt, braucht eine Nummer, den richtigen Hinweis und ein PDF.

Kunden, Belege nach Kategorie und das Dashboard mit Umsatz plus offenen Posten bleiben in der kostenlosen Nutzung zugänglich (mit Banner). Neue Rechnungen schreiben ist die Pro-Funktion: 4,99 € im Monat oder 49,99 € im Jahr, sieben Tage testen, ohne Werbebanner im Abo.

Typische Fehler in der ersten Saison

Umsatzsteuer aus Gewohnheit aus einer alten Vorlage. Hinweis „MwSt. 0 %“ ohne § 19 — der Satz erklärt nicht den Rechtsgrund. Leistungsbeschreibung „wie besprochen“. Kundenanschrift nur als Mailadresse. Rechnungsnummer per Kopfzählen. Grenzen nicht im Blick: Die in der Fachpresse diskutierten Nettogrenzen liegen bei 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr; prüfe die aktuellen BMF-Grenzen, bevor du den Status als sicher verbuchst.

Wenn du unsicher bist, ob du die Regelung noch nutzen darfst, entscheidet das nicht die App, sondern dein Steuerberater oder das Finanzamt. Die App setzt um, was du einstellst.

Kurz der rechtliche Rahmen

Rechnungspflicht gegenüber anderen Unternehmern und juristischen Personen: ja, auch als Kleinunternehmer. Frist in der Praxis oft sechs Monate nach Leistung. Gegenüber Privatkunden grundsätzlich freiwilliger, außer bei bestimmten Grundstücksleistungen. Aufbewahrung der Ausgangsrechnung nach § 14b UStG über mehrere Jahre — die genaue Frist steht im jeweils geltenden Gesetzestext, nicht in diesem Ratgeber.

Das Landesamt für Steuern Niedersachsen fasst Ausstellung, Kleinbetragsrechnung und E-Rechnung in einem Merkblatt zusammen; es ist eine der saubereren behördlichen Quellen, wenn du Originalton willst.

Nächster Schritt

Profil füllen, 0 % plus Hinweis, ersten Kunden anlegen, eine echte Leistung abrechnen, PDF rausschicken, Posten auf erledigt setzen. Wenn du im Nebenjob ohne Suite arbeiten willst, liegt die Lagebeschreibung unter Nebenberuf ohne DATEV. Offene Einzelfragen sammelt die FAQ zu Kleinunternehmer, USt. und PDF.