Blitzrechnung · Blog · § 19 UStG in der Rechnung: Hinweis, Grenzen, Fehler

§ 19 UStG in der Rechnung: Hinweis, Grenzen, Fehler

Der Satz auf der Kleinunternehmer-Rechnung ist kurz. Die Folgen eines falschen Satzes sind es nicht. Dieser Beitrag sammelt den Hinweis, den unser Produkt Blitzrechnung setzt, die Grenzen, so wie sie im Gesetz stehen, und die Fehler, die in Word-Vorlagen und in Foren immer wieder auftauchen. Keine Steuerberatung. Quellen: § 19 UStG, § 34a UStDV, Merkblatt des Landesamts für Steuern Niedersachsen zu §§ 14, 14a UStG, BMF-Kontext zur Neuregelung. Prüfe die aktuellen BMF-Grenzen und Schreiben, bevor du eine Planung in Beton gießt.

Was § 19 auf der Rechnung überhaupt will

§ 19 Abs. 1 UStG stellt bestimmte Umsätze inländischer Unternehmer steuerfrei, wenn die Umsatzgrenzen eingehalten sind und kein Verzicht greift. Die Rechnung muss diesen Grund der fehlenden Steuer kenntlich machen. § 34a UStDV sagt das ausdrücklich: Entgelt in einer Summe mit Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Ohne Hinweis fehlt eine Pflichtangabe der KU-Rechnung. Mit Steuerbetrag trotz Befreiung entsteht ein anderes Problem: der unberechtigte Ausweis.

Der Gesetzgeber verlangt keinen Essay und nicht das Wort „Kleinunternehmerregelung“. Ein Paragraphen-Hinweis reicht. Deshalb ist der Satz in Blitzrechnung bewusst kurz: „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“.

Formulierungen, die in der Praxis durchgehen

Gleichwertig, weil sie den Rechtsgrund tragen:

„umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“ — die Variante in unserer App.

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

„Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

„Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Eine Formulierung genügt. Drei identische Sätze untereinander wirken unsicher, nicht sicherer.

Was unsicher bleibt: „MwSt. 0,00 €“ ohne § 19. „USt. befreit“ ohne Norm. „Nicht umsatzsteuerpflichtig“ ohne Bezug. „inkl. MwSt.“ bei einem Betrag, der keine Steuer enthält. Englisches „VAT reverse charge“ auf einer inländischen KU-Leistung.

Grenzen: 25.000 und 100.000, so wie das Gesetz sie schreibt

§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG (Abruf gesetze-im-internet.de zum Stand dieser Seite): Steuerfrei ist der Umsatz, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Das ist die Nachfolgeregelung zu den älteren Schwellen 22.000 / 50.000, die bis Ende 2024 galten. Die neuen Werte sind in der Fachpresse und bei den IHKs als Nettogrenzen nach vereinnahmten Entgelten beschrieben. Absatz 2 definiert, was in den Gesamtumsatz fällt und was draußen bleibt (bestimmte steuerfreie Umsätze, Anlagevermögen).

Wichtig für den Kalender, nicht nur für die Rechnung: Die 100.000-Euro-Grenze ist keine bloße Prognose mehr, die du am 1. Januar abgibst und dann ignorierst. IHK-Darstellungen zur Neuregelung betonen, dass bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr steuerfrei ist. Dann muss die nächste Rechnung anders aussehen — mit Steuer, ohne KU-Hinweis.

Im Gründungsjahr gelten besondere Sätze zur 25.000-Euro-Schwelle; auch hier gilt: nicht aus dem Gedächtnis staffeln, BMF und Berater lesen.

Prüfe die aktuellen BMF-Grenzen, wenn du diesen Beitrag Monate später liest. Gesetze ändern sich seltener als Anwendungsschreiben, aber sie ändern sich.

Verzicht, Bindung, EU-Rand

Wer auf § 19 verzichtet, tut das gegenüber dem Finanzamt, nicht gegenüber dem Kunden in einer Fußzeile. Der Verzicht bindet nach § 19 Abs. 3 mindestens fünf Kalenderjahre. Auf der Rechnung stehen dann Satz und Steuerbetrag wie bei jedem regelbesteuerten Unternehmer.

§ 19a und die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer betreffen grenzüberschreitende EU-Sachverhalte. Wer nur im Inland an inländische Kunden fakturiert, kommt im Alltag ohne dieses Kapitel aus. Wer darüber hinaus will, holt sich Rat, bevor Blitzrechnung 0 % auf eine französische USt-IdNr. druckt.

Der teure Fehler: Steuer ausweisen, obwohl § 19 gilt

§ 14c UStG ist die Norm, die Ratgeber zu Recht in Großbuchstaben setzen. Wer Steuer in einer Rechnung ausweist, obwohl der Umsatz nicht so steuerpflichtig ist, kann die ausgewiesene Steuer schulden. Der Klassiker: Word-Vorlage „zzgl. 19 % MwSt.“, Betrag 1.000 Euro, Steuerzeile 190 Euro, Summe 1.190 — obwohl der Aussteller Kleinunternehmer ist. Der Kunde überweist 1.190. Das Finanzamt will 190. Du wolltest 1.000.

Korrektur ist möglich, aber sie ist Arbeit: richtiges Dokument, Bezug zur Ursprungsrechnung, Kommunikation mit dem Kunden, der vielleicht schon gebucht hat. Besser: der Schalter in der App steht auf 0 % plus Hinweis, bevor die erste PDF den Postausgang sieht.

Umgekehrt: Regelbesteuert bleiben und trotzdem den KU-Satz drucken, weil „der Kunde nicht mehr zahlen will“. Dann fehlt Steuer, die du anmelden musst. Auch das ist kein Layout-Thema.

Was auf dieselbe PDF noch gehört

Der Hinweis ist ein Feld unter mehreren. § 34a listet Name und Anschrift beider Seiten, eine Identifikationsnummer (Steuernummer, USt-IdNr. oder KU-IdNr.), Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Hinweis. Die Pflichtangaben-Seite trennt das von der Vollrechnung nach § 14.

Kaufmännisch daneben: IBAN, Fälligkeit, Nummer. Die Nummer ist für KU kein gesetzliches Minimum mehr, in Blitzrechnung trotzdem Standard.

E-Rechnung und § 19

Kleinunternehmer sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, nach § 34a Satz 3 UStDV befreit. Sie dürfen sonstige Rechnungen übermitteln, also auch PDFs. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, steht auf einem anderen Blatt.

Strukturiertes CII-XML der EN-16931-Familie in Blitzrechnung ist Vorbereitung auf den elektronischen Austausch, kein Stempel „XRechnung-Pflicht erfüllt“, keine CIUS-Zertifizierung, kein ZUGFeRD-Hybrid-Versprechen. Wenn ein Auftraggeber ein Profil vorschreibt, das wir nicht als erfüllt behaupten, sage das im Angebot — nicht in der Fußzeile der PDF.

Wie Blitzrechnung den Paragraphen umsetzt

Du wählst 0 %. Die PDF trägt „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“. Es erscheint kein 19-Prozent-Betrag. 19 und 7 bleiben für die Fälle, in denen du regelbesteuert bist. Kundenstamm und Nummernkreis ändern am Paragraphen nichts, sie verhindern nur, dass der richtige Satz auf dem falschen Empfänger landet.

Was die App nicht umsetzt: die Berechnung, ob du die 25.000 noch einhältst. Umsatz im Dashboard ist eine Hilfe zum Schauen, kein Bescheid. Bankabgleich, der Ist-Versteuerung automatisch nachvollzieht, existiert nicht. DATEV-Konten für „steuerfreie Umsätze § 19“ existieren nicht.

Blitzrechnung im App Store laden

Mini-Fälle, ohne Namen zu erfinden

Coaching, 90 Euro, Kleinunternehmer. Eine Position, 0 %, Hinweis, IBAN, Nummer. Der Kunde ist Unternehmer. Rechnungspflicht ja. Vorsteuer beim Kunden nein.

Handwerk, 2.400 Euro, Kleinunternehmer, Kunde GmbH. Dieselbe Logik, nur längere Leistungsbeschreibung (Ort, Maß, Tätigkeit). Die GmbH wird nach der Vorsteuer fragen; die Antwort ist der Hinweis, nicht eine Extra-Zeile 19 %.

Grafik, 800 Euro, regelbesteuert. 800 netto, 19 % Steuer, 952 brutto, kein §-19-Satz. Verwechslung mit der KU-Vorlage ist der Word-Fehler aus dem Vergleich.

Grenzüberschreitung im November. Die Umsätze bis zur 100.000-Euro-Schwelle waren frei; der Umsatz, der darüber hinausgeht, nicht mehr. Die November-Rechnung über den überschießenden Teil trägt Steuer. Das ist der Moment, in der App den Satz umzustellen — und den Berater anzurufen, nicht nur das Layout.

Verzicht zum 1. Januar. Fünf Jahre Bindung. Alle Rechnungen ab dann mit Steuer. Alte PDFs nicht „korrigieren“, indem du 19 % in die Datei malst.

Häufige Missverständnisse

„Kleinunternehmer dürfen keine Rechnungen schreiben.“ Falsch. Sie dürfen und müssen in den gesetzlichen Fällen.

„Ohne Rechnungsnummer ist die KU-Rechnung nichtig.“ So pauschal nicht mehr nach § 34a. Trotzdem Nummer vergeben.

„PDF ist E-Rechnung.“ Seit 2025 nicht mehr, wenn kein strukturiertes Format mitgeht.

„0 % und steuerfrei sind dasselbe wie innergemeinschaftliche Lieferung.“ Nicht verwechseln. Andere Hinweise, andere Identifikationsnummern.

„Die App prüft meine Grenze.“ Nein. Du prüfst, die App druckt.

„DATEV braucht den §-19-Satz maschinell.“ Manche Kanzleien wollen Buchungssätze. Das ist deren Job. Unsere PDF trägt den Klartext.

Verhältnis zur Einkommensteuer

§ 19 betrifft die Umsatzsteuer. Ob der Nebenberuf einkommensteuerlich ankommt, ob Werbungskosten oder Betriebsausgaben, ob Liebhaberei, steht in anderen Gesetzen. Eine saubere KU-Rechnung macht aus einem Hobby kein Gewerbe und aus einem Gewerbe kein Hobby. Deshalb bleibt der Ton in Nebenberuf ohne DATEV getrennt: erst der Beleg für den Kunden, dann der Ordner für die Kanzlei.

Checkliste nur für den Paragraphen

Bin ich für diesen Umsatz Kleinunternehmer? Steht kein Steuerbetrag auf dem Beleg? Steht ein klarer §-19-Satz da? Ist 0 % der Satz in der App, nicht 19 mit „Rabatt“? Habe ich die 25.000 / 100.000 im Blick und die BMF-Lage geprüft? Weiß der Kunde, dass er keine Vorsteuer zieht? Archive ich die PDF, statt sie später still zu überschreiben?

Wenn eine Antwort nein ist, senden verschieben.

So sieht der Hinweis im Dokument aus — und so nicht

Eine brauchbare Kleinunternehmer-PDF hat oben Briefkopf, dann Empfänger, dann Nummer und Datum, dann Positionen, dann eine Summe, dann den §-19-Satz, dann die IBAN. Sie hat keine Spalte „MwSt.“ mit 0,00 Euro, die ein Buchhaltungsimport als Steuerzeile missversteht, und keine zweite Summe „brutto“. Wenn Software automatisch Netto/Steuer/Brutto rendert, muss der KU-Modus diese drei Zeilen zusammenziehen. Blitzrechnung tut das über den Satz 0 % plus Hinweis, nicht über einen Rabatt von 19 %.

Schlecht: eine Tabelle mit Steuersatz 19 %, Steuer 0,00, weil jemand den Betrag brutto gehalten und den Satz „ausgeschaltet“ hat. Der Empfänger liest 19 % und bucht Vorsteuer. Gut: keine Steuerspalte, ein Satz unter der Summe.

Im strukturierten CII-XML der EN-16931-Familie gehört die Steuerbefreiung in die dafür vorgesehenen Felder, nicht nur in einen PDF-Freitext, den Maschinen ignorieren. Wir nutzen das XML als Vorbereitung. Wer ein bestimmtes deutsches CIUS-Profil mit Schematron-Prüfung braucht, braucht ein Werkzeug, das genau dieses Profil validiert. Das behaupten wir nicht.

Kleinbetrag, Gutschrift, Storno

Bis 250 Euro Gesamtbetrag darf die Rechnung kürzer sein. Der Befreiungshinweis bleibt die saubere Lösung, auch wenn § 33 UStDV nur „Hinweis auf die Steuerbefreiung“ verlangt. Unter 250 Euro ohne Empfängeradresse ist legal möglich und im B2B unhöflich; die Minute in der App reicht für die volle Adresse.

Stellt der Kunde die Abrechnung als Gutschrift aus, muss das Wort „Gutschrift“ darauf stehen. Dein §-19-Status ändert sich dadurch nicht. Du prüfst, ob der Gutschriftstext die Befreiung trägt oder fälschlich 19 % ausweist — und widersprichst, wenn nicht.

Storno: nicht die Ursprungs-PDF überschreiben. Neues Dokument, Bezug, neue Nummer. Der Hinweis § 19 gehört auch auf die Korrektur, wenn der Umsatz weiter befreit ist.

Jahreswechsel und unterjährige Risse

Am 1. Januar ändert sich nicht automatisch der Satz in der App. Was sich ändert, ist die Vorjahreszahl, mit der du prüfst, ob du dieses Jahr noch Kleinunternehmer bist. Wer im Vorjahr über 25.000 Euro vereinnahmt hat, startet regelbesteuert — unabhängig davon, dass die Dezember-PDF noch den KU-Satz trug.

Reißt du im laufenden Jahr die 100.000, endet die Befreiung nicht erst am 31. Dezember. Die nächste Rechnung nach dem überschießenden Umsatz trägt Steuer. Mische nicht in einem Dokument befreite und steuerpflichtige Teile, nur weil sie an demselben Tag passiert sind; klar trennen, klar hinweisen, Berater fragen.

Dashboard-Umsatz in Blitzrechnung ist eine Hilfe, keine Ist-Versteuerung mit Bankabgleich. Schenkungen, durchlaufende Posten, unentgeltliche Wertabgaben und die Abzüge des § 19 Abs. 2 UStG rechnet die App dir nicht steuerlich zu Ende.

Kundenfragen, die du vorbereiten kannst

„Können Sie 19 % ausweisen, wir brauchen die Vorsteuer?“ — Nein, solange § 19 gilt. Alternative: Verzicht gegenüber dem Finanzamt, Bindung fünf Jahre, dann alle Kunden mit Steuer.

„Ist das eine E-Rechnung?“ — Die PDF ist eine sonstige Rechnung. Als Kleinunternehmer darfst du sie ausstellen. XML zusätzlich nur, wenn der Empfänger das will und das Format passt.

„Warum steht keine Steuernummer des Empfängers drauf?“ — Pflicht ist deine Identifikationsnummer, nicht die des Kunden, außer in speziellen EU-Fällen.

„Können wir DATEV?“ — Die Kanzlei des Kunden verbucht eure Eingangsrechnung. Deine Ausgangs-PDF braucht dafür kein DATEV. Deine eigene Kanzlei ist ein zweiter Kanal.

Was dieser Beitrag nicht leistet

Keine Prognose, ob die Grenzen 2027 noch gelten. Keine Auskunft zu OSS, Im- und Export, neuen Fahrzeugen, Differenzbesteuerung. Keine Bewertung deines konkreten Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Dafür existieren Finanzamt, Steuerberater und die Originaltexte.

Was er leistet: den Satz, den du brauchst, die Fehler, die teuer sind, und den Hinweis, dass Blitzrechnung genau dieses Feld setzt — und sonst nichts vorgibt, Kleinunternehmer zu sein.

Weiterlesen in dieser Mini-Site

Praktischer Ablauf: Kleinunternehmer-Rechnung schreiben. Feldliste: Pflichtangaben. Speed: Rechnung in einer Minute. Sammel-FAQ: FAQ Kleinunternehmer, USt., PDF.