Blitzrechnung · FAQ: Kleinunternehmer, USt. und Rechnungs-PDF

FAQ: Kleinunternehmer, USt. und Rechnungs-PDF

Kurzantworten für Solo-Selbständige, die auf dem iPhone eine korrekte PDF brauchen. Unser Produkt Blitzrechnung setzt 19 %, 7 % und 0 % plus den Hinweis „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“. Es ist keine Steuerberatung und keine Buchhaltungssuite. Gesetzestexte: § 19 UStG, § 34a UStDV, § 14 UStG. Prüfe aktuelle BMF-Schreiben, bevor du eine Grenze als fest verbuchst.

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Rechnung schreiben?

Ja, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person leistest. Das gilt auch unter § 19 UStG. Gegenüber Privatpersonen bist du oft freier, außer bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken. Die Rechnung ist dann eine Kleinunternehmer-Rechnung nach § 34a UStDV: ohne gesonderte Umsatzsteuer, mit Hinweis auf die Befreiung. Die Schrittfolge steht im HowTo.

Welcher Text muss zur Umsatzsteuer auf die Kleinunternehmer-Rechnung?

Ein erkennbarer Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt, plus das Entgelt in einer Summe — und kein extra Steuerbetrag. In Blitzrechnung lautet der Satz „umsatzsteuerfrei gem. § 19 UStG“. Üblich sind auch „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Ein nacktes „MwSt. 0 %“ ohne Paragraphen erklärt den Rechtsgrund nicht. Mehr Formulierungen und die Grenzen: Blog zu § 19.

Darf ich als Kleinunternehmer 19 % ausweisen, „weil der Kunde Vorsteuer will“?

Nein. Du darfst die Steuer nicht gesondert ausweisen. Der Kunde kann aus einer Kleinunternehmer-Rechnung ohnehin keine Vorsteuer ziehen. Weist du trotzdem Steuer aus, kannst du sie nach § 14c UStG schulden, ohne sie behalten zu dürfen. Wer regelmäßig an vorsteuerabzugsberechtigte Firmen fakturiert und deshalb Regelbesteuerung will, verzichtet gegenüber dem Finanzamt auf § 19 — das ist ein anderes Verfahren, kein Häkchen „ausnahmsweise 19 %“ auf einer KU-Rechnung.

Welche Pflichtangaben braucht die Kleinunternehmer-Rechnung 2025/2026?

Nach § 34a UStDV mindestens: vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Empfänger; Steuernummer oder USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer; Ausstellungsdatum; Menge und Art bzw. Umfang und Art der Leistung; Entgelt in einer Summe mit Hinweis auf § 19; bei Fremdausstellung das Wort „Gutschrift“. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind in dieser Sonderliste kein Minimum mehr, in der Praxis aber sinnvoll. Die Vollrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG ist länger — Vergleich in den Pflichtangaben.

Stimmen die Umsatzgrenzen 25.000 und 100.000 Euro noch?

Im Gesetzestext von § 19 Abs. 1 UStG (gesetze-im-internet.de, Stand dieser Seite) sind die Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Das sind Nettogrenzen nach vereinnahmten Entgelten, mit gesetzlich genannten Abzügen. Die 100.000-Euro-Schwelle wirkt unterjährig: Der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist nicht mehr steuerfrei. Prüfe trotzdem die aktuellen BMF-Grenzen und Schreiben, bevor du planst — dieser Text ersetzt kein Auskunftsersuchen.

Was bedeuten 19 %, 7 % und 0 % in Blitzrechnung?

19 % ist der Regelsteuersatz, 7 % der ermäßigte Satz für die gesetzlich genannten Lieferungen und Leistungen, 0 % ist der Weg für die Kleinunternehmerbefreiung (plus Hinweis) oder für andere steuerfreie Umsätze, die du bewusst so erfasst. Die App rechnet den Betrag; sie prüft nicht, ob deine Leistung wirklich ermäßigt ist. Falsch gewählter Satz ist ein Inhaltsfehler der Rechnung, kein Software-Bug.

Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?

Für die klassische Vollrechnung ja (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Für die reine KU-Rechnung nach § 34a nicht als gesetzliches Minimum. Trotzdem: ja, bitte. Kunden, Ablage und die App brauchen einen Schlüssel. Fortlaufend heißt eindeutig und nachvollziehbar, nicht magisch lückenlos. Blitzrechnung vergibt die Nummer; du startest den Kreis so, dass er nicht mit alten Word-Belegen kollidiert.

Reicht eine PDF, oder muss ich E-Rechnung schreiben?

Eine PDF ohne strukturierten XML-Teil ist seit 2025 eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a Satz 3 UStDV sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können. Regelbesteuerte B2B-Aussteller unterliegen der Pflicht mit Übergangsfristen — prüfe dein Jahr und deinen Umsatz. Blitzrechnung liefert PDF plus CII-XML der EN-16931-Familie als Vorbereitung, ohne zertifizierte CIUS-Validierung und ohne Anspruch, XRechnung oder ZUGFeRD vollständig zu erfüllen.

Macht Blitzrechnung DATEV, Mahnungen oder Bankabgleich?

Nein. Kein DATEV-Export, kein Mahnwesen, kein Bankabgleich, keine Buchhaltungssuite. Offene Posten hakst du ab, wenn das Geld da ist. Erinnerungen schreibst du selbst. Wer die Kanzlei nur noch über DATEV füttert, braucht ein anderes Produkt. Die Einordnung für den Zweitjob steht unter Nebenberuf ohne DATEV.

Kann ich Rechnungen in Word lassen und die App nur „manchmal“ nutzen?

Ja. Inhalte zählen, nicht das Werkzeug. Sobald Nummernkreis und Kundenstamm doppelt leben, entstehen Kollisionen. Entweder Word mit einer eigenen Liste — oder die App als führendes System. Der Vergleich der Alltagsfehler: Word versus Rechnungs-App.

Was kostet das Schreiben neuer Rechnungen?

Neue Rechnungen sind die Pro-Funktion: 4,99 € pro Monat oder 49,99 € pro Jahr, sieben Tage testen, im Abo ohne Werbebanner. Kundenverwaltung, Belege und die Ansicht bereits erstellter PDFs sind dauerhaft nutzbar; die kostenlose Version zeigt Banner. Das Abo läuft über den App Store und ist in den iOS-Einstellungen kündbar.

Wie schnell ist „unter einer Minute“ ehrlich?

Wenn Profil, Satz und Kunde sitzen: Position, Betrag, Vorschau, Teilen. Die erste Einrichtung dauert länger — Steuernummer suchen, IBAN prüfen, Logo, erster Kunde. Danach ist die Minute der Normalfall für 1–20 Belege im Monat, nicht für 200-Zeilen-Aufmaß. Ablauf im Minuten-Blog.

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Was ist mit Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?

§ 33 UStDV verkürzt die Pflichtangaben: unter anderem ohne Empfängeradresse und ohne Rechnungsnummer. Der Befreiungshinweis bzw. der Steuersatz bleibt relevant. In der Praxis schreibt die App trotzdem die volle PDF — ein zweites, abgespecktes Layout spart selten Zeit.

Muss die IBAN auf die Rechnung?

Umsatzsteuerlich nicht immer. Kaufmännisch ja, wenn du Überweisung willst. Blitzrechnung sieht die Bankverbindung als Teil des Firmenauftritts. Eine falsche IBAN ist kein §-14-Fehler, sondern ein Zahlungsfehler, der sich anfühlt wie einer.

Wie lange muss ich die PDF aufheben?

§ 14b UStG verpflichtet Unternehmer, ausgestellte und empfangene Rechnungen mehrere Jahre aufzubewahren. Die genaue Frist steht im jeweils geltenden Gesetzestext (in der niedersächsischen Darstellung zuletzt acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres). Private Empfänger bestimmter Grundstücksleistungen haben eine kürzere eigene Frist. Die App ist kein Archiv mit GoBD-Siegel; sichere Exporte zusätzlich.

Was tue ich bei einem Fehler auf einer schon versendeten Rechnung?

Nicht dieselbe PDF still überschreiben und hoffen. Stelle eine Berichtigung aus, die eindeutig auf Nummer und Datum der Ursprungsrechnung zeigt, oder storniere nachvollziehbar und schreibe ein neues Dokument mit neuer Nummer. Die steuerliche Rückwirkung hängt davon ab, was auf dem Ursprungsbeleg schon stand. Im Zweifel Steuerberater, nicht „Datei speichern unter“.

Gilt das alles auch für Freiberufler ohne Gewerbe?

Die Umsatzsteuer fragt nach Unternehmereigenschaft und Art der Umsätze, nicht nach der Gewerbeanmeldung allein. Viele Freiberufler sind Unternehmer im Sinne des UStG und schreiben dieselben Rechnungen. Ob Einkommensteuer, Gewerbeamt und Kammer dazukommen, ist eine andere Schicht. Die Pflichtangaben der Rechnung bleiben.

Kann ich Blitzrechnung nutzen, wenn ich nicht Kleinunternehmer bin?

Ja. 19 % und 7 % sind der Alltag der Regelbesteuerung. Der Kleinunternehmer-Hinweis darf dann nicht auf dem Beleg stehen. Dasselbe Produkt, anderer Schalter. Zielgruppe bleibt schmal: wenige Ausgangsrechnungen, iPhone, kein DATEV-Versprechen.

Wo finde ich die App?

Im App Store unter Blitzrechnung, Apple-ID 6789788606. Kontakt: info@bruniqo.de. Funktionsüberblick auf der Startseite Blitzrechnung.